Pe măsură ce se apropie sfârșitul anului, una dintre obligațiile care nu pot fi amânate este inventarierea anuală a patrimoniului. Mulți antreprenori o privesc ca pe o simplă formalitate, însă rezultatele ei stau la baza situațiilor financiare anuale. Un inventar făcut superficial înseamnă cifre greșite în bilanț, diferențe neexplicate și riscuri la un eventual control fiscal.
Ce spune legea despre inventarierea anuală
Obligația este prevăzută de Legea contabilității nr. 82/1991, iar regulile concrete se găsesc în OMFP nr. 2861/2009, care aprobă normele privind organizarea și efectuarea inventarierii. Pe scurt, orice entitate trebuie să își inventarieze activele, datoriile și capitalurile proprii cel puțin o dată pe an, de regulă la încheierea exercițiului financiar. Textul complet al normelor poate fi consultat pe portalul legislativ al Ministerului Justiției.
Pe lângă inventarul anual, inventarierea este obligatorie și în alte situații: la înființare, la fuziune sau încetarea activității, la schimbarea gestionarului, atunci când există indicii de lipsuri sau plusuri în gestiune, precum și după calamități sau alte situații de forță majoră.
Cine răspunde de inventariere
Pentru inventarierea anuală, răspunderea organizării revine administratorului firmei. Concret, administratorul:
- aprobă procedurile scrise de inventariere, adaptate specificului activității;
- numește prin decizie scrisă comisia de inventariere (președinte și membri);
- stabilește perioada în care se desfășoară inventarierea;
- aprobă rezultatele inventarierii și modul de regularizare a diferențelor.
La firmele mici, fără personal suficient, inventarierea poate fi făcută chiar de administrator. Gestionarul unui bun nu poate face parte din comisia care îi inventariază propria gestiune.
Ce se inventariază
Inventarierea anuală acoperă întregul patrimoniu, nu doar stocurile din magazie:
- Imobilizări corporale și necorporale: clădiri, echipamente, mijloace de transport, licențe, programe informatice.
- Stocuri: materii prime, materiale, mărfuri, produse finite, obiecte de inventar.
- Numerar și conturi bancare: casieria se numără efectiv, iar soldurile bancare se confruntă cu extrasele de cont.
- Creanțe și datorii: soldurile cu clienții și furnizorii se confirmă prin extrase de cont trimise partenerilor.
- Capitaluri proprii și provizioane: se verifică dacă valorile din contabilitate corespund documentelor și realității economice.
Etapele unei inventarieri corecte
1. Pregătirea
Se emite decizia de numire a comisiei, se stabilesc procedurile și calendarul, iar contabilitatea se aduce la zi. Este important ca toate documentele de intrare și ieșire să fie înregistrate înainte de începerea numărătorii.
2. Constatarea faptică
Comisia numără, cântărește sau măsoară efectiv bunurile și le trece în listele de inventariere. Gestionarul dă o declarație scrisă la începutul inventarierii, în care confirmă că toate documentele au fost predate contabilității.
3. Evaluarea
Elementele inventariate se evaluează la valoarea actuală (valoarea de inventar). Dacă aceasta este mai mică decât valoarea contabilă, pot fi necesare ajustări pentru depreciere.
4. Stabilirea și regularizarea diferențelor
Diferențele dintre stocul faptic și cel scriptic se analizează, se explică și se consemnează în procesul-verbal de inventariere. Compensarea lipsurilor cu plusurile este permisă doar în condițiile stricte prevăzute de normă, pentru bunuri care pot fi confundate între ele.
5. Înregistrarea în contabilitate și în registrul-inventar
Rezultatele aprobate se înregistrează în contabilitate și se trec în registrul-inventar, registru contabil obligatoriu. Abia apoi pot fi întocmite situațiile financiare anuale.
Greșeli frecvente pe care le întâlnim
- Inventarul „din birou”, copiind soldurile scriptice în listele de inventariere fără numărare efectivă.
- Lipsa deciziei scrise de numire a comisiei sau a procedurilor aprobate.
- Neconfirmarea soldurilor cu clienții și furnizorii importanți.
- Obiecte de inventar uitate în folosință, care nu mai apar în nicio evidență.
- Diferențe neexplicate, trecute direct pe cheltuieli fără analiză și fără stabilirea răspunderii.
Cum vă putem ajuta
Echipa SUN CONSULTING din Constanța vă poate sprijini în toate etapele: de la redactarea procedurilor și a deciziei de inventariere, până la evaluarea elementelor, regularizarea diferențelor și înregistrarea rezultatelor în contabilitate, ca parte a închiderii anului contabil. Dacă vreți ca inventarierea anuală de anul acesta să fie făcută corect și fără stres, contactați-ne.
Informațiile din acest articol sunt valabile la data publicării și au caracter general. Pentru situația concretă a firmei dumneavoastră, vă recomandăm o discuție cu un specialist.
